総務の仕事内容と辛いところの体験談

総務の仕事内容と辛いところの体験談

公開日 2021年5月12日 最終更新日 2021年9月18日

企業には「総務」という部署があります。何となく雑用のようなイメージを持たれがちですが、実際にどんな仕事をしているのかご存知でしょうか?

目立つ仕事では無いので具体的にどんなことをしているのか分からないという方が多いと思います。

また、楽な仕事だと思われることがよくありますが、楽な部分と辛い部分があります。

今回は、総務の仕事内容と辛い点について筆者の体験談を交えながら解説していきます。


総務の仕事内容

総務の仕事内容は多岐に渡ります。会社を運営していく上で必要ではあるが、それだけを担当する部署が無い仕事を一手に引き受けて行うのが総務部の仕事です。

電話対応や備品の補充、社内外イベントの取りまとめ、各種制度の立案、運用等がメインの業務です。

仕事上、社内の仕組み全般に関わるので自社のことに非常に詳しくなります。その為、企業によっては総務が出世コースだったり、上の役職に就くには総務経験が必須だったりします。

また、中小企業の場合は、人事や広報等の業務もまとめて総務が行うケースが多いです。

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電話、メール、来客対応

会社の代表電話にかかってきたものの対応や関連部署への取次ぎ、代表メールアドレスへきたメールの返信、来客があった場合の受付、会議室への案内、お茶出しなどを行います。

会社の代表として一次対応を行うので身だしなみを整えることも大切ですし、マナーをしっかりと身に付けなければなりません。

ここで悪い印象を与えると取引等に影響することもあり得るので丁寧な対応が求められます。


備品管理

会社のPC等のオフィス機器や資材、社用車などの備品管理を行うのも仕事の一つです。

紛失しているものがないか、消耗品の備蓄状況等を見ながら不足しているものがあったら発注します。

また、機器の故障があれば修理やメンテナンスの依頼も行います。


設備管理

オフィスの設備管理をするのも総務の仕事です。照明が切れていないか、空調は丁度いいか、防災設備は整備されているかなどの確認をします。

先に書いた備品管理とほぼ同様の動きをします。また、社員寮がある場合はその管理や不動産業者とのやり取りも行います。


社内外のイベント企画、運営

入社式や社員旅行、レクリエーションなど社内イベントの企画・運営と株主総会などの社外向けイベントの運営サポートを行います。

社内イベントについては企画から必要なものの手配、対象者への案内や当日の司会など一手に引き受けなければいけません。

また、株主総会に関しては必要な資料を作成したり会場の手配、議事録作成などのサポートがメインであり、議事に直接関わることはありません。


福利厚生業務

会社の福利厚生制度の企画や制度の設計等を行います。また、定期健康診断に関しては病院の予約・日程の周知なども行います。 

特に福利厚生制度の企画に関しては、社員のモチベーションや採用等の人材確保に大きく影響が出るため、非常に重要な業務と言えます。

ここで適当な事をしてしまうと、直接批判されることもあるので慎重に検討する必要があります。

その他トラブル対応

 

会社に発生した様々なトラブルの対応も総務の仕事です。

例としては、無断欠勤をした社員への連絡、失踪した社員の捜索、社員又は会社敷地内で発生した事故や事件の対応などが挙げられます。


【体験談】総務の辛いところ

楽だと思われがちな総務の仕事ですが、実際はそれなりに辛いところが多々あります。ここでは筆者が総務部で体験したことを交えながら解説してきます。


社内ヒエラルキーが低い

営業や技術部門と違い、会社に直接利益を出している訳ではないので社内のヒエラルキーが低くなりがちです。

決まったルールを守らない社員に対して注意してもまともに取り合おうとせず、自分の上司との板ばさみにあうということがありました。

また、ちょっとしたことでもすぐにクレームになるので精神的に落ち着きません。


多岐にわたる知識が必要

総務の仕事内容は色々な分野に渡ります。そのため、法律に関するものや設備に関するもの、各部署の仕事内容など必要な知識が多い点が辛いところの一つです。

また、その時々によって違う業務が発生するので、それに柔軟に対応し続けるのも大変なところです。


常に完璧な仕事が求められる

総務の仕事は出来て当たり前、常に完璧な仕事が求められます。

消耗品を切らさない、大量にある細かい仕事を一つも忘れない、社員へ正確な情報を伝達するなど小さいことですが一つのミスも許されません。

また、減点評価になりがちですので完璧な仕事をしても評価されず、一つミスをするだけで評価が下がるという状況でモチベーションが低かった経験があります。


自分のミスが大勢の社員に影響する

全社員向けに仕事をするので、一つのミスが大勢に影響を与えます。

例えば、健康診断の予約を忘れた、レクリエーション案内のメールに記載ミスがあったなんてことがあれば対象となる社員全員へ影響します。

そうなると自分のミスが大勢に知れ渡ることになり、精神的に辛くなります。

また、自分のミスでないものでも自分の責任になることがあります。

以前、サーバーメンテナンスの案内を全社員に出した後に、業者の勘違いで日程変更が発生しました。

その場合、他部署の社員はサーバー業者へ直接クレームをいれることができないので総務部へのクレームが多発しました。


最後に

今回は総務の仕事内容と辛いところを筆者の体験談を含め解説しました。

地味な仕事ではありますが、社内外大勢の人間に影響が出るため、一つ一つの業務にミスが許されない大変な仕事でもあります。

その分、自社のことに詳しくなったり、色々な事を経験できるため出世への近道だったりします。

総務の仕事をやってみたい方の参考にして頂けたらと思います。