電話対応が苦手な人間が上手くなるコツ

電話対応が苦手な人間が上手くなるコツ

営業や事務などの仕事をすると、電話対応は避けて通れません。

特に若手社員や新卒の場合、率先して電話を取るように指導する企業も多いです。

しかし、これを苦手としている方は非常に多いです。「何を言っているのかうまく聞き取れない」「相手の名前をすぐに忘れてしまう」「用件がよく分からない」などと悩んでしまいがちです。

とは言え、そのまま苦手としておく訳にはいきません。どこかのタイミングで克服する必要があります。

今回は、電話対応が苦手な方向けに、上手くなるコツについて解説します。


電話対応のコツ

電話対応はただ漠然と行うだけでは中々上達しません。

また、苦手だからといって避けたまま過ごしてしまうと、全く上手くなりませんし、社内の評価も下がってしまいます。

場合によっては強く叱られることもあるでしょう。ここでは上達するためのコツについてご紹介します。


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数をこなす

上達するための一番の近道は、とにかく数をこなすことにあります。

「そんなことか」と思うかもしれませんが、これは非常に重要です。企業にもよりますが、会社へ電話をかけてくる人間やその用件はほぼ同じ事が多いです。

何度も電話を取るうちに、相手の声だけで誰からの電話なのか、誰に取り次げばいいのか、どんな用件なのかが分かってきます。

また、ある程度回数をこなすことで新しい相手からの電話でも臨機応変に対応することができるようになります。

他にも、最初は言葉遣いやマナー等がうまくできないかもしれませんが、数をこなすことによって次第に慣れ、ゆくゆくは特に意識せずにうまくできるようにもなります。


リスト化する

電話をかけてきた人間の名前と、誰宛なのかをリスト化しておくことも有効です。

慣れて来るとそれを見なくても対応することができるようになりますが、最初はそれを見ながら対応することで失敗することが減少します。


無理に用件を聞かない

最初のうちは無理に用件を聞かないことも大切です。

特に入社後すぐだと、用件を言われても理解できないでしょう。

まずは誰からの電話で、誰に取り次げばいいのかさえ把握すればOKです。それ以上はゆくゆくできるようになればいいです。 


開き直る

先に数をこなすことが大切と書きましたが、苦手意識を持っていると電話に出るのが怖くなり、数をこなすことができなくなってしまいます。

そうならない様、「失敗して当たり前」と開き直ることも大切です。

また、電話対応で失敗したとしてもほとんど実害はありません。余程失礼な事を言ったりしない限り、失敗しても少し怒られる程度で済みます。

とにかく開き直ってしまいましょう。


メモの用意をしておく

電話に出て相手の名前を聞いたとしても、焦っているとすぐに忘れてしまう可能性があります。

電話のすぐ横にメモ用紙などを事前に用意しておきましょう。

話しながら片手でメモを取ることで、相手の名前や取次ぎ先を忘れてしまうことを防ぐことができます。


最後に

今回は、電話対応が苦手な方向けに上手になるコツを解説しました。

電話対応は難しいことではありません。とにかく数を多くこなすことが上達する近道です。

慣れないと電話自体が怖くなってしまうかもしれませんが、失敗したとしても大きな損失はでません。

恐れずに回数をこなしていくといつかは慣れてきます。それまでは何とか耐えましょう。