総務の仕事をするのに必要なスキルと知識とは？

公開日 2021年12月12日 最終更新日 2021年12月30日

総務への就職・転職を考えているものの、本当に自分が出来る仕事なのか？と悩んでいる方は結構います。

総務の仕事内容は非常に幅広く、担当する業務は企業によって異なる場合が多いです。

当然、求められる経験や必要なスキルも多くあり、向き不向きがはっきりと分かれる仕事でもあります。

もし総務の仕事がしたいと考えているのであれば、仕事内容と必要なスキルを理解した上で応募するほうがいいと考えられます。

そこで今回は、総務の仕事をする上で必要になってくるスキルと知識に関して解説していきます。

総務に必要なスキル

総務は、社内で専門に行う部署が無い仕事全般を行う仕事です。

電話対応や来客対応、備品管理から企業によってはPCやOA機器の管理・セッティング等まで行う場合もあります。

その為、求められるスキルや知識は多岐に渡り、企業によっても異なってくると言えます。

ここでは、一般的な総務に必要なスキルを解説します。


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ビジネスマナー

総務は、来客の対応や代表電話にかかってきた電話の対応など、社外の人間の窓口を行います。

その為、しっかりしたビジネスマナーが求められます。

ここで適当な対応をしたり、失礼な言動を取ると会社全体のイメージダウンに繋がるだけでなく、場合によっては取引にも影響が出ます。

そうならないよう、マナーには気をつけましょう。

PCスキル

総務の仕事をする上で、PCスキルは必須だといえます。

エクセルやワード等の基本的なoffice操作は勿論、新入社員が使うPCの初期設定やアカウント設定や管理等も行います。

また、企業によっては社内で使用しているサーバーの管理や各PCのログ監視やセキュリティ管理なども担当することもあります。

つまり、PCや各種ソフトに関する幅広いスキルや知識を求められることになります。

調整・折衝力

総務は社内外の人間との調整や折衝を行うこともあります。

例えば、社内で使用している機器のメンテナンスを行う場合、メンテナンス中に機器が使用できなくなっても他部署の仕事に影響が出ないよう、担当者と調整を行う必要があります。

また、どうしても営業中に使用できなくなるのが困る場合、営業時間外にメンテナンスを行ってもらうよう、業者と折衝しなければなりません。

司会進行スキル

社内イベントや株主総会などで、司会進行役を担うのも総務の仕事の一つです。

大勢の前で司会をしたり、滞りなくイベントを進行させるスキルが重要になってきます。

その為、人前で話すのが苦手だったりする方には厳しい仕事です。

労務知識

企業によって異なりますが、総務担当が労務に関する仕事を行うケースが多いです。

特に、中小企業では労務専門の部署が無いためそういった傾向が見られます。

ですので、労務や社会保険、各種法律に関する知識が求められます。

それらを元に社内ルールや規定を作っていくこともあるでしょう。

また、それらを従業員に浸透させ、質問や問い合わせがあった時にしっかりと説明する必要があります。

その為にも労務に関する知識が必須だと言えます。

最後に

今回は、総務で仕事をする上で必要になるスキルや知識に付いて解説しました。

ただし、総務が担当する仕事の範囲は企業によって異なります。

特に中小企業では、総務と人事・労務・経理など管理部の仕事を兼任するケースが多いです。

ここでは総務の一般的な仕事に必要なスキルに関して記載しましたが、他部署も兼任するのであれば更に必要なことが増えていきます。

それだけ大変な仕事ではありますが、社内に関する幅広い知識が身に付き、出世にも繋がる仕事ができるので一度挑戦してみるのもいいかもしれません。